核心功能三类文件
三个程序互不依赖，安装时可以只勾选用得上的那几个。文件之间能互相引用，一处改动另一处跟着更新。
Word 文字处理
长文档、合同与报告的排版都在这里完成。段落样式统一管字号与行距，改一处全篇跟着变，页眉页码按节维护。
Excel 电子表格
数据表、透视与图表共用一张工作表。单表可放百万行量级的记录，筛选排序就地完成，不必先导到别处处理。
PowerPoint 演示文稿
一页讲一个论点，母版锁定字体与配色。备注与放映计时存进同一个文件，换台机器打开还是原样。
文档格式
扩展名决定用什么打开。要发给外部时先问清对方装的是什么，再决定是否另存成 pdf 再发。
三套原生扩展名
docx 由文字处理程序读写，xlsx 归电子表格，pptx 给演示文稿。三种格式都能嵌图、嵌表与嵌公式。
转换与保真
转 pdf 之后排版固定，字体与分页不再随环境变化。反向转回可编辑格式时，复杂表格常需要手工校一遍。
- 定稿外发
- 另存为 pdf
- 继续改稿
- 保留 docx 原件
- 换机器传
- 嵌入所用字体
- 体积取舍
- 图片先压缩
协作方式
两人以上改同一份文件时，改动归属要能分清。以下两种方式常一起用：一边同改，一边留痕。
多人实时协作编辑
同一份文档可以数人同时打开，光标按人分色显示，谁改了哪一段一眼能看出来。
- 改动落盘即时可见，不必来回传副本
- 段落级批注挂在原文旁边，回复成串
- 离线写的内容联网后自动合并
席位按授权分配。超出的账号可以只读打开，不能落笔。
批注与修订留痕
审阅 → 修订 打开后，每次插入与删除都带署名和时刻，逐条接受或拒绝。
- 比较两份文档，差异单独列成一版
- 批注可指定处理人，办完结清
- 定稿前统一清空批注与修订记录
发给外部之前先清一次修订记录，避免把内部讨论一起带出去。
适用设备
桌面端只有只维护 Windows 一个平台，文件格式与协作方式与官方文档一致。
Windows 端
功能区与快捷键沿用多年习惯，宏与加载项生态最全。企业环境里的组策略项也集中在这一侧。
- 文件 → 选项 → 加载项 管理扩展
- 文件 → 选项 → 常规 里改界面语言
- 视图 → 页面布局 调页边距与分栏
Windows 端
功能区在窗口顶部，快捷键沿用 Ctrl 组合。公式与宏的兼容度更完整，复杂模板同样建议先试一遍。
- 菜单栏下的偏好设置对应选项面板
- 触控板手势支持缩放与翻页
- 字体库缺字时自动替换并提示
装之前先确认本机平台的位数与磁盘余量，再决定装完整套件还是只装单个程序。看取包入口
安装步骤
授权到位之后按这四步走。次序调换容易出现装到一半停下、或者装完打不开文件的状况。
核对授权
订阅或一次性购买的授权都先绑定账号。授权没到位时，安装器会停在登录这一步。
勾选程序
只勾日常要用的那几个。多装一个程序就多一份更新与磁盘占用。
装完登录
首次打开用授权账号登录一次，组件才会按席位解锁。
试开文件
拿一份真实文档打开看排版，再存一次，确认写入权限正常。
常见问题
九条问题按装前、使用中与协作三段排列，答案只写能直接照做的做法。
三个程序必须一起装吗？
不必。安装时只勾需要的组件就行，后面补装也不会影响已有文件。只做表格的人装电子表格一个也能正常开工。
同事发来的旧文档打不开？
先看扩展名。老格式用另存为转成 docx 再打开，转换后核对一遍分页与表格边框，复杂的目录常需要重建一次。
表格数据上百万行会卡住吗？
取决于内存与列数。行数多时先关掉整列引用与易失函数，再排序筛选。确实需要全量计算时，把明细拆成按月的分表。
改过的段落想只留自己的版本？
打开审阅 → 修订，逐条接受或拒绝；也可以拿两份文件做一次比较，把差异单独存成一版再挑。
文档能不能只让人看、不让人改？
可以。打开密码控制谁能开，编辑限制控制谁能改。两种限制可以一起用，也可以只设其中一项。
换机器传文件会不会乱版？
格式本身一致，风险在字体。对方机器缺字体时字符会替换，把字体嵌进文件或者直接转 pdf 都能避开。
功能区里找不到刚装的加载项？
文件 → 选项 → 加载项 里看状态。被停用的那一项勾回来，再重启一次程序，几秒后按钮就出现在对应选项卡里。
订阅期满后已存的文件还能打开吗？
文件本身不受影响，阅读照旧。编辑功能跟授权状态走，续订或改成一次性购买的授权后恢复，不存在文件被锁的问题。
打印出来页边距和屏幕不一样？
视图 → 页面布局 里核对纸张与页边距，再回打印预览看一次。打印机驱动自带的缩放选项也会改动版心，一并确认。